El registro horario es obligatorio en España desde 2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el RDL 8/2019). La novedad es que el Gobierno ha tramitado un refuerzo reglamentario que estandariza que ahora se presente como registro horario digital, que detalla cómo organizar, documentar y poner a disposición inmediata los registros a la Inspección de Trabajo. En paralelo, se mantienen (y en algunos supuestos se agravan) las multas por incumplir.
En pocas palabras: el registro ya no basta “en papel”. La tendencia normativa es 100% digital, con requisitos de fiabilidad, trazabilidad y acceso a la autoridad laboral.
Qué exige hoy la ley (base legal vigente)
- Obligación general: llevar registro diario del inicio y fin de la jornada de toda la plantilla, con independencia de categoría, sector o sistema de trabajo. Debe conservarse y estar disponible para personas trabajadoras, representación legal e Inspección.
- Aplicación práctica: desde 2019, la Inspección requiere el registro en visitas o requerimientos, y lo contrasta con nómina, calendario, contratos y convenios.
Qué cambia con el nuevo reglamento (en tramitación/actualización 2025): fija estándares digitales, organización del registro y deberes de conservación y acceso inmediato. Aunque el detalle definitivo lo concreta el texto final, la dirección es inequívoca: registro horario digital obligatorio.
Requisitos de un registro horario digital válido
Para alinearte con la nueva exigencia (y evitar incidencias con Inspección), tu sistema debería:
- Identificar de forma fiable a la persona trabajadora y marcar inicio/fin de jornada (y, si se controlan, pausas). Evita registros manipulables.
- Garantizar invariabilidad (sellos de tiempo, auditoría de cambios) y conservación durante el periodo legal.
- Permitir acceso inmediato en caso de actuación inspectora (consulta in situ o remota) y entrega a la RLT cuando proceda.
- Respetar protección de datos: no se puede obligar a fichar con el móvil personal del trabajador ni forzar geolocalización intrusiva; la empresa debe proveer medios (terminal, PC, app en móvil corporativo, etc.).
Nota práctica: si hoy fichas en papel o con hojas Excel sin garantías de inalterabilidad, estás expuesto. Migra a un sistema digital auditado y documenta el procedimiento interno.
Qué debe incluir el registro (check esencial)
- Datos identificativos: empresa, centro de trabajo, persona trabajadora.
- Fecha y marcas de inicio/fin de jornada (y, en su caso, pausas no computables).
- Sistema de verificación: método de identificación y huella de tiempo.
- Conservación/archivo: política de retención y formato de entrega a Inspección/RLT.
- Procedimiento: instrucciones de uso, incidencias y contingencias (teletrabajo, desplazados, móviles, múltiples centros).
Sanciones por incumplir: rangos y casuística
Las infracciones en materia de registro horario se sancionan conforme a la LISOS. Los rangos aplicados por Inspección cuando falta el control horario o está deficientemente llevado suelen encajar en:
- Leves: 70–750 € (defectos formales menores).
- Graves: 751–7.500 € (no tener sistema, no conservar 4 años, registros incompletos o no disponibles).
- Muy graves: cuantías superiores cuando concurren conductas que afectan a derechos esenciales o fraude sistemático. (Rangos orientativos usados por la práctica inspectora y divulgación especializada).
Además, la actividad inspectora ha ido al alza: en 2024 se impusieron millones en sanciones por control horario, y en 2025 se está intensificando el foco.
Importante: con el nuevo marco, Inspección puede exigir el fichero en el acto (o telemáticamente). No aportarlo multiplica el riesgo sancionador.
Errores frecuentes que dan pie a actas
- Conservar el registro en papel o Excel editable sin trazabilidad.
- No incluir inicio/fin (solo total de horas), o no registrar pausas si afectan al cómputo.
- Sistemas que invaden la privacidad (geolocalización obligatoria en dispositivos personales).
- No poder mostrar el registro de inmediato ante Inspección o no conservar el histórico.
Relación con otras novedades (37,5 h y registro reforzado)
El paquete laboral que reduce la jornada máxima a 37,5 h acompaña un registro digital reforzado y obligaciones de accesibilidad a los datos para Inspección y representación de las personas trabajadoras. Aunque la tramitación ha sido escalonada, el vector regulatorio es claro: digitalización y trazabilidad.
Cómo preparar tu empresa
- Evaluación legal del sistema actual: si es papel/Excel, planifica la migración a un SaaS o solución con auditoría y sellado de tiempo.
- Política interna de registro: quién ficha, cómo, qué hacer ante incidencias, teletrabajo y centros múltiples.
- Protección de datos: evita el uso de móviles personales; si hay app, que sea en dispositivo corporativo o terminal del centro, con evaluación de impacto si procede.
- Formación y evidencias: comunica el protocolo, guarda logs y define responsables de extracción ante Inspección.
¿Necesitas apoyo legal?
En Agustín Moles Abogados auditamos tu registro horario, redactamos la política interna, revisamos la protección de datos del sistema elegido y te acompañamos ante Inspección de Trabajo. Si ya has recibido un requerimiento o un acta, elaboramos alegaciones y plan de remediación para reducir riesgos y cuantías.